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系统介绍

iOffice.net信息管理平台提供了以OA模块为核心,CRM、ERP、DSS及其它应用系统为补充的全面解决方案。

OA协同办公模块的主要目标是通过计算机网络实现虚拟的协同工作平台,对办公事务和公文进行全面、完善的协同管理;建立用户的内部及与外部信息互访平台,提高信息交流的效率和共享程度,使各协作机构、各部门间的信息交流更为稳定、快捷、安全、可靠。

该解决方案可在办公自动化应用中方便地实现知识共享与知识分类,还能通过独特的权限分级控制和规划知识的受众与流向。在此基础上整合iOffice.net的通用业务系统或定制开发的业务系统,消除各业务系统相互之间的兼容性问题,避免数据格式的不统一,彻底解决单位内部“信息孤岛”问题。

OA应用架构

一个组织中不同的人员,由于职能不同,所使用的功能和所关心的信息是不同的。iOffice.net具备灵活的应用架构调整的能力,可以面向不同职能人员,建立起与其职能相对应的界面,使应用更贴合实际。


红帆企业协同办公系统具有通过文字处理、桌面印刷、电子化文档进行文档管理;通过数字化日历、备忘录进行计划和日程安排;通过桌面型数据库软件进行数据库管理;通过电子邮件、语音信箱、数字化传真和电视会议等形式进行信息联络与沟通的功能。

系统以结构化组件方式,将主要的业务流程抽象出来,形成通用模块,具备下属功能模块:

  • 公共资源管理:对车辆、会议室、办公耗材、水电等资源进行总和管理;
  • 人事、档案管理:根据相关规范,实现档案建档、存档、销存、查询等功能;
  • 公共信息管理:对会议、通知通告、制度、经验知识、文档资料等进行分级管理;
  • 决策执行与协同应用:对资源消耗情况、个人绩效情况、收支情况对未来经营提供辅助决策,提供即时通讯、网络会议等形式实现协同办公功能;
  • 流程定制:实现办公流程图形化定制,办公流程实现自动优化。

应用模块列表

应用对象 应用模块 简述
领导办公   针对领导日常办公,如审批、审阅文件,布置任务等并进行监控。
  待批文件 集中呈报领导所需处理的文件、请示、报告。
待阅信息 提供领导所关心或需要知晓的信息。
任务布置 布置工作、任务,查看目前任务进行情况,并可以进行督办(催办)。
事务委托 临时性的授权委托指定人员代理,并可事中事后进行监控和查询。
事务监控 对下属人员的日程、任务流程进行过程监控管理。
信息查询 查询目前组织内各项工作、事务、人事、档案等方面统计数据。
中层办公   针对中层日常办公,如上传下达、执行、布置任务等并进行监控。
  部门日程 直观地在日历上进行工作安排、预约他人、设置提醒、设置重复周期、登记相关费用等操作。领导和同事可以按权限查看下属和他人的日程、去向。工作周报、工作月报及任务进程汇报与流程结合,建立起完整的“计划―汇报―总结”体制。
任务管理 融合了项目管理(PM)思想,通过任务管理可以对项目(任务)中的时间、进度、人力、资源、成本、文档进行全面管理;支持对项目(任务)的分解(子任务)、自定义字段、进程汇报,及催办和督办。
事务管理 将与中层领导相关的流程事务分类为待处理、知会、已办理、发出等,方便管理。
传阅管理 日常电子文件交互使用最频繁工具之一。它适用于日常办公中的文件传阅和信息传递,为机构、部门、人员的协作办公提供有效手段。
职能模块 可以增加中层人员所管理的职能部门模块功能,如:办公室主任可以增加公文管理、会议管理、用品管理等功能模块。
员工办公   针对日常个人办公需要,设计简单明了。
  发出申请 将员工日常需要使用的汇报和申请流程集中,使员工使用和操作更方便简单。如:用车申请、请假申请、工作汇报等流程。
传阅管理 日常电子文件交互使用最频繁的工具之一。适用于日常办公中的文件传阅和信息传递,提高文件传阅速度。
登记日程 员工可以利用日程管理功能对每日工作进行有计划安排,纪录完成情况,提高工作效率。
进程汇报 可以对任务按进度或节点分阶段进行汇报。
电子邮件 集合邮件管理的收、发、归档、分类等功能,实现与桌面Outlook数据同步。收到的邮件可直接转存入日程管理、传阅功能、收发公文等模块。
交流中心   面对内部所有成员,成为信息交流的中心。
  文化社区 提供网上论坛、自由论坛、在线会议等多种网上交流方式。
在线会议 为内部会议交流提供虚拟的办公空间,不受时间、地点限制;功能模块集成RTX会议功能,可实现软件视频会议功能。
在线沟通 系统在线人员之间可进行网上双向信息交流,减少不同机构、部门、办公室人员之间不必要的走动,提高办公效率。可实现一对一或一对多的信息沟通,并对历史发送记录进行保存。
留言管理 针对外出人员,可以按人、部门或机构进行信息留言和保存,并可以根据内容进行回复确认,保证信息通知到人,避免因工作疏忽造成损失。
知识中心 提供全面的知识管理工具,实现知识沉淀、共享和交流。
公共信息 提供一些公开的经常需要查询的信息,包括:常用电话、常用网址、衣食住行、邮编区号、航班时刻、单位换算、法律法规等。信息可增加和维护。
手机短信 针对经常需要外出办公的人员,系统可通过发送手机短信的形式,将重要的消息准确、及时地通知到人,加快信息运转;能够实现短信群发。使用短信功能需额外购买短信设备,或开通网关服务。
职能部门   面向职能部门,解决各职能部门某项具体工作。
  通知公告 既时发布重要信息,并可按照发布的内容自行设置不同栏目。员工按职责分别赋予查看、发布和管理的权限。公布的内容可以方便地转入到档案中。
网上考试 主要针对内部招聘、职业培训、技能考核等网上考试功能模块。包含出题、考试、评卷、归档、统计分析等管理功能。
公文管理 与工作流引擎相结合,实现公文的自动流转(拟稿、收文、发文、催办、审批等环节);支持电子印章、手写输入、笔迹留痕、硬件加密、身份认证等功能。
档案管理 可以有效进行档案的收集、整理、立卷、编目、保管、查询、借阅、统计、检索、利用、销毁等项工作。
文档管理 可以对各种电子文件进行统一、安全的管理,有完善的授权机制、全文检索功能。利用文档管理可以对单位内各种规范性文档、常用技术文档及其它有保留价值的文档进行统一上传,通过设定各类人员的存取权限,实现文件控制管理(ISO9000)和知识管理(积累和共享)。
会议管理 实现从会议发起、准备召开、会议纪录、纪要发布、到文件归档整个过程的管理,能对协调会议安排、提高会议质量起到良好作用。
网上调查 进行员工意见调查,使管理趋于民主。发起人可选择投票的方式,包括记名和不记名投票,以表格和图形直观地反映出人员的不同意见看法。
设备预约 对某些公用的设备/设施进行预约管理。预约设备时如果出现已经有人预约的情况,系统会发出提示,避免冲突。
车辆管理 对车辆的登记、使用、维护、维修等工作进行有效管理,并可输出这种自定义表单。
人力资源 提供全面的人力资源管理功能,包括:组织结构、人事档案、考勤管理、绩效考核、薪资管理、人员录用等六个子模块。人力资源除拥有严密的功能权限管理机制外,还提供了范围控制功能,使得相关的权限管理更加细化和可控;各模块的功能还可以与流程结合,更加规范化。
用品管理 可以对消耗品的物品定义、采购、领用、损耗、库存等进行管理,提供多样化的统计分析功能。
资产管理 对组织资产从申请、采购、验收、使用、转移、维护、维修、折旧到报废整个过程进行管理。可以方便地跟踪到每件资产目前及历史的使用状态、所在位置、使用部门和使用人等信息。
流程管理 可以对各种工作流程进行设定、处理和监管,支持复杂流程(直流、分流、并流、混流等)和多种处理步骤(审批、通知、会签、投票等);可根据机构部门、人物角色等灵活设置流程节点处理权限。流程定义无需专门工具,用户经过简单培训就自行操作。
传真管理 提供网上收、发传真功能。系统默认状态支持单线传真功能,多线传真功能需要额外的硬件设备及费用(需要另外收费)
  移动应用 提供通用网页版,适用于所有智能手机;提供苹果及安卓系统手机及IPAD网页及客户端版。
系统维护   面向系统应用管理,提供备份、表单、提醒等多种功能。
  数据备份 设置数据库自动备份功能。
系统管理 提供多种系统管理功能,包括对功能树、首页布局、功能模块进行基本设置,对系统进行日常维护,分配功能权限,查看日志文件,设置身份认证,进行多iOffice.net产品间互联互通安全设置等。
证书管理 本系统集成CA证书中心,用户可自行管理证书的发证、取消、维护等功能。
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