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需求分析

随着电子政务的迅速发展,政府信息化建设的脚步加快,通过信息化手段规范和简化工作流程的思路已经得到广泛认可。目前大部分政府单位存在着在信息传递方面的不足和审批流程环节复杂,周期长,效率低,不透明等问题。


随着电子政务配套技术的成熟,通过网络进行电子公文的安全传输已经成为必然趋势,各项业务工作的电子化需求也越来越迫切。而利用网络开展自动化、无纸化的办公方式,可以大大的提高工作效率,节约政府机关支出成本。充分营造“工作流、信息流、物流、资金流”四流合一的信息化管理框架,从而创新行政管理方式,实现政府职能的科学配置、组织结构的优化整合以及行政管理流程的合理重组,切实提高政府部门的行政效能和公共服务水平,加快建立行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效的行政管理体制。

基于以上分析,政府部门需要整合原有资源,构建一套能够加大行政体制改革和机制创新力度,加快政府职能转变,全面提升政府行政效能和公共服务水平的信息化协同办公平台系统,作为单位内部行政办公的统一服务平台。

政府单位协同办公平台的特点

目前,政府机关企事业的领导和工作人员在日常工作中要处理查阅大量的政务信息和经济、科技信息,对信息的需求和依赖性日益增长。各个部门之间每天传递着大量的公文、申请、审批报告、交办指令等形形色色的纸张文件。过程繁琐,处理环节不透明,无法进行效能管理。处理完的文件也很难去归类查阅,耗费大量的人力物力。通过对政府单位日常办公的需求分析,我们认为政府单位协同办公平台的应用主要包括以下主要特点:

  • 政府机关系统的安全保密性要求较高,要求系统具有应对内外网物理隔离的解决方案,使整个行政机关的日常办公活动在安全,井井有条的信息化体系下高效运作,实现职能的角色权限管理和文件的密级管理;
  • 朴实、严谨、事实、直观而又贴近用户办公习惯的操作界面,对使用者操作的方便性和界面友好性要求较高;
  • 系统要以应用对象为中心,功能必须在“办公”、“办文”、“办事”、“办会”等政府单位日常核心工作方面有比较贴合实际的操作应用;
  • 在公文审批和流程审批的过程中要做到实时性强、智能化的催办督办,实现整个单位的快速协同能力,力争做到审批过程责任到人。公文的处理过程和管理过程要严格遵循《国家行政机关公文处理办法》等法规准则。

项目目标

红帆公司通过以上对政府单位现状和应用的分析,对系统开放性、适用性、灵活性等方面进行考量,认为政府机构办公自动化系统的建设具体体现在以下内容目标来实现。

  • 建立安全、稳定、可信赖的协同办公平台;
  • 规范公文、业务流程等政府核心业务;
  • 实现权责一致、透明的规范化流程管理;
  • 增进沟通协同,加强交流,提升办公实效;
  • 建立规范的文档信息、法规制度管理机制;
  • 为建立办事高效、运转协调的行政管理体系提供电子化服务。

方案概述

以职能为导向,建立高效率、高科技、信息共享的服务型政府是政府协同信息化建设的必然趋势,落实到实处,主要体现在建立安全、稳定、可信赖的协同办公平台;政府部门内外部信息的互联互通;规范公文、流程等政府核心业务;建立规范的文档信息、法规制度管理机制;增进沟通协同,加强交流,提升办公实效。

红帆iOffice.net政府版是在充分考虑政府机构需求的基础上进行开发的,并在政府单位的应用实施中不断完善,在有效保护信息安全的同时,充分考虑了用户操作的方便性和易用性,实现整合内部资源共享,针对政府单位实际应用需求,集协同办公、信息资源共享、政务监督管理于一身的覆盖多级行政单位的信息管理平台。具体内容为:


满足政府集团架构的应用:系统需要搭建能够面向局机关以及下属多个分支机构统一应用、管理的信息管理平台,红帆协同办公平台能适应多机构的分层管理应用,并且能够适应将来组织机构的调整与变化,系统支持部署于省局政务外网和政务内网的应用。

搭建统一的信息交互平台:传统手工模式下,各单位、部门都会设置收发员的岗位,实现信息(纸质文件或电子邮件)的上传下达,时效性差,较难跟踪。系统能够实现各组织机构、部门的信息发布与交流集中在OA平台上统一管理,实时跟踪与查询、催办与督办,提高机构间、部门间、工作人员之间的沟通效率。

搭建统一的公文管理中心:红帆协同办公管理平台收发文管理模块参照国家公文格式规范和公文管理要求进行设计,实现文件、信息的流转、审批、催办督办等功能,并对文件、信息处理情况提供了简单易用的实时监控机制。并可以在首页门户中实现专业的办文处理中心。

搭建跨机构、跨部门的协作平台:跨机构、部门的协作应用包括公文的编制与分发,合同的审核、会签,资源(会议室、车辆等)的申请与调配,报表的收集与汇总等。系统能方便地定义各种协作型的应用,包括流程定义与表单的定义。

搭建组织级的文档管理平台:通过办公信息系统,单位员工可以在内部网上学习到管理规范、各部门工作流程、业务知识、培训教材等。随着系统办公系统的应用,逐步形成一个资源丰富、内容分类、协作互通的资源库。

建立通用的业务流转平台:流转是联络各个业务环节、部门间开展业务协作必要手段。因此,有必要构建统一的流转平台,以一致的流转逻辑支持形形色色的业务流程。

与业务系统的集成。通过办公协作系统,可以将贵单位其他业务系统中各种流程事务融合进综合办公系统,同时,办公协作可以做为一个统一的入口实现对其他各种业务系统的综合查询,为管理人员和决策人员提供统一的信息服务平台。

最终实现政府部门内部、政府部门之间、业务处理信息化三者之间形成一个无缝办公的网络应用环境,有效利用政府资源,使政府部门更好地宣传自我形象、提高工作效率。

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