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智能电子表单“一站式”办公解决方案

建设公共服务型政府是在新形势下我国政府职能转变的基本要求。推动各级政府“一站式”系统建设,便于加强政府与企业、公众的沟通,方便企业、百姓办事,提高政府的政务处理效率,充分展示和提高政府形象。在整个业务流程的处理过程中,智能表单作为一项重要的技术实现手段,始终贯穿其中,为“一站式”系统发展注入了活力。

电子表单时代已经到来

目前,就全球的发展来看,表单电子化的时代已经到来。一方面是普通文档的电子化在很多国家和领域都已完成,这一点从微软Office和Adobe的PDF在全球的数亿个用户就可以知道,用户的注意力开始转向表单,各国电子政务、电子商务以及企业信息化的发展也迫切需要解决表单的电子化问题。另一方面,XML、Web服务等技术的发展也客观上为电子表单的普及提供了必要的支持。

表单与一般文档具有密不可分的关系,都是企业和政府日常工作及沟通过程中所必须用到的信息载体。纸质文档和表单的弱点显而易见,电子化文档和表单都是大势所趋。表单的电子化比文档电子化更为困难,一般都涉及到用户的工作流程,更多是作为政府、企业和个人相互之间信息沟通和交流的工具,从而表单的电子化必然涉及相关的通讯、安全、共享以及流转等问题,技术上更复杂。

开发商的困惑

在帮助各级政府建设“一站式”服务系统的过程中。项目实施,往往需要用不同厂家的多个产品协同工作,需要在几个不同的领域都获得出色产品支撑,才能达到最好的实施效果和最高的开发效率。

在信息化建设之前,用户一直在采用纸质表单来驱动业务流程,造成很多问题。系统集成商开发的第一代MIS系统,受FoxPro、PB、Delphi等工具的限制,要求专业的开发人员来完成表单,结果却无法达到纸质表单的效果。一般而言,开发人员不懂业务,而业务专家不懂技术,要得到用户满意的结果,会极大增加项目开发和实施的时间,导致项目开发一拖再拖。更大的障碍在于,用户需求无时不在变更,尤其是表单。到上线时,用户也许会说,“对不起,我的需求变了,麻烦你给我改一下”。于是项目验收遥遥无期,项目成本居高不下。

进入互联网时代,HTML技术的出现使得集成商能够开发基于Web的应用系统。早期的Web表单,通常与HTML和诸如JavaScript这样的技术紧密绑定。HTML表单编制简单,并且有众多熟悉该技术的开发人员。但是,HTML表单也和HTML技术本身一样,充满了缺陷。HTML结构松散,并且没有标准的开发界面。HTML表单构建在不完备的基础之上。开发商面临的问题依旧没有得到根本改观。

“以人为本”的智能表单

XML技术的出现,为基于Web的应用开发注入了新的活力,同时,也为电子表单的发展带来了新的契机。基于XML技术的表单,在数据采集的源头,就已经将数据按照特定的结构进行了组织,并且以XML格式进行数据的传输和处理,从而,信息共享变得轻松自如。同时,所见即所得的表单编制,极大降低了系统开发的难度,连不懂技术的用户都可以自己编制和分发表单。新一代的智能表单系统,为开发商提供了表单编制的柔性平台,通过改善系统的自适应能力来应对用户需求的变更,从而使得企业对信息系统拥有更大的主动性和控制权。科技的发展,再一次体现了“以人为本”的思想。

对于集成商和软件开发商而言,新一代智能电子表单系统的意义还不止于此。表单编制的自助化,使得业务专家能够在整个系统开发周期中全程参与,编制和日常工作中所使用的纸质表单风格完全一致的电子表单,从而减少了沟通的环节和对项目需求误解的风险,并且极大加快了项目开发的进度。而此前的系统开发,这些工作往往是由程序员来完成的。

开发效率的提高和系统自适应能力的增强,以及项目实施风险的降低,带来的直接效果就是开发周期缩短,项目收益提高。在这个艰难的冬天,难道不正是各软件开发商所梦寐以求的吗?

量身定制服务国内用户

国际上,许多知名电子表单厂商已经各就各位,开始进行一场表单市场瓜分的鏖战。在国内,各个系统集成商也已经在该领域有所积累,在此前的项目中研究和采用这方面的技术。作为一个比较有代表性的民族软件企业,此前一直专注于电子公文领域的书生公司现在又将自己的智能表单产品推向前台。但书生究竟凭什么来和国际著名厂商竞争呢?

国际厂商的产品,多是针对国际用户的使用习惯量身定制的,不经意间对国内用户的使用造成了一些障碍,简单地说,诸如光标在表单内各个控件之间的切换,国外产品几乎都是采用TAB键进行切换的,而国内用户通常习惯回车进行光标的切换;此外,高昂的价格和难以为中国用户进行特殊定制也抬高了系统的推广门槛;本地化服务跟不上也是一个障碍。

国内的厂商,定位于提供表单产品的不多。现有的一些表单产品,往往是在项目的实施过程中,由个别比较优秀的程序员在项目实施的基础上提炼出来的。它们来自项目,在切合需求及易用性方面有其固有优势,但是,在构建之初缺乏通盘考虑和体系架构设计,使得产品先天不足,再者缺乏足够的研发投入,也很难具备长期发展的能力。而且,由于不是作为产品来设计的,它们对于某些类型的应用可能非常适合,但换到其他行业和领域,用起来就不那么得心应手了。

书生智能电子表单,是书生公司花两年时间潜心研发的表单产品。该产品在设计之初就充分考虑了国内用户的需要,在全面采用XML技术基础上,结合书生多年来在数字文档以及电子印章等领域的丰厚积淀,适合于国内用户的需求。另外,书生本身所拥有的国内最广泛的政府和企业用户群体,也是一个竞争的法宝。

行政审批、政府门户网站、政府办公自动化系统无一不是构建在表单基础之上的,种种因素使得传统表单无法做到“与时俱进”。采用智能电子表单,作为政府机构各种应用系统的访问入口和信息流转的载体,加上书生智能电子表单对电子印章和电子签名的支持,智能表单完全具备了取代纸质表单参与流转的能力。智能表单具备了传统表单的外观及样式,操作人员不需要具备任何专业技能,政府构建服务公众的信息门户和申报审批系统成为可能。同时,政府内部的文档和表格,也可以用电子表单来表现和流转,提高政府的办事效率,有助于构建高效、现代的政府机构新形象。

把握新机遇

智能表单系统的种种特点使得显著提高开发效率和降低项目风险终于成为可能,也给开发商们提供了难得的机遇。正因为这一点,目前国际上智能表单市场开始飞速发展,据统计,2004年全球电子表单市场容量大约为40亿美元,而且今后每年会以40%的速度增长。国内也同样充满利好消息,据保守估算,自2005年开始,每年智能表单相关产品销售额可以达到5亿元以上。

为把握这一机遇,书生公司将于近期正式推出其智能文档策略,而智能电子表单产品正是其中一个最关键的部分。同时书生谋划在国内发展100个以上合作伙伴,共同推广智能电子表单。

当然,机遇和挑战总是共存的,正如IDC所说:“软件开发商要在这个充满着变革的时代生存下去,就要学会随时做好准备。对于正在出现的智能文档技术,开发商要么基于XML和Web Service将各种应用和智能文档连接起来;要么在现有的核心应用系统、工作流、内容管理系统中置入基于智能文档的解决方案;要么和智能文档技术提供商结成合作伙伴。”在新机遇来临的时候,国内开发商究竟如何应对,会取得什么样的结果,将会是今后几年IT行业值得关注的看点。

 
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