武警总医院:瞄准临床业务痛点,让OA系统“活”起来
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来源:HIT专家网       记者:陈翠翠   实习记者:张云芳

武警总医院计算机管理中心主任 王新

中国人民武装警察部队总医院(以下简称:武警总医院)从2012年开始办公自动化(OA)系统的应用,经过两年多的不断改进和推广,目前已经成为院内信息系统普及率第一的系统,并且覆盖了医院90%以上的临床审批流程

在很多人眼里,OA只是文件和邮件的处理系统,只是转变为电子化的处理方式。武警总医院在OA系统初上线的半年,也陷入这样的窘境:临床科室不支持,OA系统用不起来,形同虚设。也正是在这时候,有着计算机专业背景、曾长期在干部科工作的武警总医院计算机管理中心主任王新调整到该科并接手该项目。

紧抓临床痛点,一个个突破

OA系统为什么用不起来?

王新分析,OA的定位是协同管理平台,主要解决两大方面的问题:一是管理层的协同办公;二是解决临床科室的问题。所以,要把OA真正用起来,关键是抓这两个应用群体,让他们都愿意用。

实际上,做OA系统没别的,一是要好用、少操作、界面好看;二是要紧靠临床。”经过和多位领导探讨后,王新对给武警总医院实施OA系统的广州红帆电脑科技有限公司(以下简称:红帆)的项目组人员提出了自己的见解和要求,并得到项目组全体研发、实施人员的认同和响应。

往往来自一线员工的需求最迫切、最接地气。所以,在推进过程中,王新首先想到的是临床医护人员。在和经济管理科的助理员交流中,他发现,各个科室的超劳务补助报送问题最让他们头疼。因为报送的内容涉及每个人的分配系数和出勤等,而且必须经过主任签字,最后才送达助理员手中。但总有人不按时间交表,导致补助无法按时发放。

王新把这个问题列为推动OA应用的第一个突破点。他根据实际工作流程设计了一个表单,并让技术人员做到OA系统里。结果助理员的反馈是:“这就是我想要的。”这就意味着,临床科室的几十个医生、护士长都加入OA使用的队列。

有了第一个成功的实践,更让王新确定“各个击破,让OA成为更多人的利益同盟”的战略。于是,他把目光放到人力资源部和干部科这两个“管人”的部门。以往员工请假,需要拿着假条满院跑找领导签字,领导审批也很麻烦。如果把请假流程做到OA里,请假事由、时间一目了然,领导在网上审批轻松,部门汇总也变得轻而易举。2012年下半年,OA在院内的使用日渐活跃,开始走上坡路,同时得到了临床科室、人力资源等部门的支持。

好的应用是与科室不断磨合出来的。关键是要得到临床的支持,紧抓痛点解决实际问题。”王新深有体会地说。

由于在机关科室工作过的原因,王新对各项事务的流程非常熟悉,接管该项目实际上是人尽其用。他把原来由实施工程师根据流程做的一百多张表中90%都废除,同时,根据临床提出的需求,开发了50多个新表单。OA在院内真正推广开后,相比以往纸质单据加手工办公的模式,日常事务与办公流程处理的时间都大幅缩短。

目前,武警总医院启用红帆iOffice.net信息管理平台的功能模块有:信息传递、通知公告、表单管理、流程管理、文档管理、手机短信、报表管理等。覆盖院内人财物的各项管理,包括人员进出管理、医师权限登记审批、补助考勤的上报审核以及物品计划外申购等管理流程。

经过一年多的改进和推广,现在OA系统已经进入平稳运行状态,是院内信息系统中普及率第一的系统。

OA完全可以跨界成为临床业务的重要补充

武警总医院的OA应用的另一大特色就是:跨界,从行政事务管理延伸到一些临床业务的管理。该院的实践证明,OA能做的不仅仅是日常事务的处理和审批。

武警总医院根据实际情况,延伸OA的应用范畴,把它作为临床业务的重要补充。

一是定制开发的会诊单。王新介绍,现在OA系统中用得最多的就是会诊申请的审批。过去申请会诊需要人工填写5个字段,不仅效率低,而且容易出错。后来做了改进,与HIS系统联动,输入患者ID号,患者的基本信息自动获取。会诊申请提交后,自动发送提示短信,相关人员登录OA系统则可以查看详细的审批信息。申请人还可以随时查看审批进度以及催办等。

二是护理部的压疮报告单。“因为现有的护理系统还没解决这个问题,而OA可以实现这个功能,恰好补充护理系统的不足。这不仅提高了工作效率,让人意料之外的收获是科室人员开始积极地写论文,因为OA让数据汇总非常容易,通过后台可以直接获取压疮的类型、处理方式和结果等。”王新说。

此外,还做了特殊用药、物资请领等申请。

武警总医院的OA系统采用自定义表单工具,设计审批单据,绑定办公流程,使医疗、护理等相关审核业务有秩序、有效率的运转,操作过程可跟踪,信息记录可统计。目前,覆盖了医院90%以上的临床审批流程。

下一步,王新的计划是把OA系统与其他系统实现数据共享和业务联动,把业务流程进行分解,每个环节该在哪里完成都划分清楚,即引进BPM(业务过程管理),把其中涉及到的审批流程放到OA中去完成,从而进一步发挥OA系统的效用,实现用流程来规范管理医院。例如护理部物资管理,护理部主任在审批时就可以查看库存量,科室使用情况等,根据实际情况决定是否通过审批,在流程中实现管控。

实际上,王新还有更大的目标:将来,医生只要记住两个账号,一个是集成平台的,另一个是协同管理平台的。从OA系统单点登陆,系统自动识别身份分配相应的权限。目前已经尝试把多个系统与OA系统连通。

新三年发力全院信息化

武警总医院大楼

OA系统的应用,只是武警总医院近年来信息化建设的重要内容之一。王新介绍,武警总医院现任领导班子对信息化的期望非常高。根据医院信息化建设最新的三年规划,从现在起的未来3年,每年投入信息化将超过两千万元,抓紧与行业领先水平找平补齐。在过去的两三年里,还完成了PACS系统、手术麻醉系统、一卡通等的部署和应用。

对武警总医院目前的信息化建设状况和所面临的任务,王新用了“焦急而乐观”来形容。整体看来,医院信息化发展思路和建设路径还存在不明确的地方。从医院内部来看,一是服务器和部分基础设备老化,急需更新;二是核心信息系统缺失,例如电子病历系统。

所以,上电子病历系统是武警总医院2015年排在第一的工作。还有就是基础设施的改造,计划2015年搭建起服务器虚拟机群环境。“先把这个基础打好了,才有机会和能力去建CDR(临床数据中心)、建集成平台,才能做后边的事。”王新说。

同时,武警总医院新确定的未来三年信息化的发展策略是:急用先行,复制成熟的应用并进行个性化改造。“现在我们也在积极的接触供应商、了解和学习先进医院的信息化应用,希望找到适合的建设方向,未来三年,将会进入一个信息化高速发展阶段。”王新对医院未来的信息化建设充满了期待。

信息安全是部队医院最重视的内容。王新坦言,信息安全是武警总医院的一个短板,因为信息安全投入大,看不到头,是一个长期的过程。现在面临内外网连通的问题,我们也在思考如何才能更合理的接到外网。这个问题不解决,后面很多工作都无法开展。例如OA系统的移动办公。

“信息化建设是一个循序渐进的过程,但我不认为信息化有多难。OA系统从不断改进,到现在的深入人心,我体会最深是如何与临床和管理配合好。做信息化也是一个道理,项目评估时,一定要选能够用的起来的;实施过程中,一定是要得到临床的支持。”王新说。

 
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